Offertes, we zijn er in hoge mate afhankelijk van. 

De kwaliteit van de offertes is bepalend voor onze omzet. Welke moeilijkheden en vooral welke oplossingen doen zich voor? Eén van de verkopers die ik mocht begeleiden had een zeer goed gevulde pipeline. Vanaf het begin van het jaar kon hij putten uit een buffer van wel 80 deals die binnenkort zouden vallen. Met zoveel uitstaande offertes stak hij met kop en schouders boven zijn collega’s uit. Hij maakte zich dan ook niet zo druk... Althans tot nu toe dan. Want met een zeer beperkte gerealiseerde omzet en nog maar drie maanden te gaan was de druk nu toch wel erg hoog geworden.
 
Fasen in het verkoopproces
Het verkoopproces bestaat uit een aantal fasen, die er in het algemeen er als volgt uitzien:

• leadgeneratie
• kwalificatie
• bezoeken
• offertes
• orders
• omzet
• marge

Paul Postma beschreef in zijn boek Verkoop efficiency een systeem waarmee je de conversieratio's tussen de verschillende fase kunt bepalen. En daarmee de bottle necks in dit proces! In deze serie besteed ik aandacht aan de mogelijke oplossingen bij de verschillende fases.

Belangrijke aandachtspunten bij het maken van een offerte

1. Maak een offerte pas als u vrijwel zeker weet dat de klant gaat bestellen. De scoringsratio op offertes moet in mijn beleving rond de 70% liggen. Over order scorings kans analyse (OSKA) lees je in de volgende blog meer.
2. Maak een offerte die de klant ervaart als een 'warme jas'.

Hier wil ik vooral dit laatste onderwerp bespreken. Een beknopt overzicht van de belangrijkste kenmerken

1. Quote de klant
We kopen nu eenmaal graag van iemand die ons begrijpt. Dus beschrijf in de eerste alinea de verwachting van de klant. In de ultieme vorm quote u zelfs een uitspraak van de klant. Het is belangrijk om te laten zien dat u goed geluisterd hebt en dat u de behoefte volledig begrijpt.

2. Schrijf over het resultaat
Er zijn geen mensen die autowas willen hebben omdat ze de was zelf zo mooi vinden. Maar we willen allemaal wel een glanzende auto. Het liefst zonder er zelf iets voor hoeven te doen! Vertaal daarom iedere USP van uw product of dienst naar het resultaat voor de klant.

3. Gebruik actieve, sterke bewoording
Wees helder, concreet en overtuigend. Welk gevoel bekruipt u bij de volgende tekst? De website is redelijk snel te ontwikkelen. In overleg zullen we beslissen… Dat kan toch beter?! Controleer offertes op woorden als niet, zullen, proberen, hopen, binnenkort etc. En maak die begrippen concreet, in feiten, getallen, tijden enz.

4. Schrijf positief
Een half leeg glas is ook altijd half vol. Beschrijf altijd alles vanuit de positieve benadering! Zo had ik dit stuk kunnen schrijven vanuit de benadering wat u vooral niet moet doe! Geef aandacht voor de positieve aspecten! Dat die mooie flitsende bolide met V6 motor niet de meest zuinige auto is zal de echt geïnteresseerde waarschijnlijk worst zijn...

5. Blijf persoonlijk
Het is algemeen geaccepteerd dat gunnen en persoonlijk contact in de verkoop een groot goed is. De klant zal u de order eerder gunnen als hij merkt dat u in de offerte persoonlijk tegen hem spreekt, en niet op afstand verscholen achter de naam van uw bedrijf. En toch zie je dat in offertes de 'ik' plotseling plaats maakt voor 'wij'. Zijn we als het erop aan komt plotseling niet meer de vertegenwoordiger van het bedrijf? Of is de opsteller misschien bang dat hij/zij de gemaakte beloftes niet kan waarmaken?

6. Verpak de prijs
Geef een willekeurige persoon een offerte en het eerste wat hij doet is de laatste pagina bekijken. De primaire reactie is nu eenmaal kijken wat het kost! Vat daarom op deze laatste pagina eens samen wat u de klant allemaal aan meerwaarde levert: kwaliteit, advies, begeleiding, service, garantie etc! En plaats de prijs één pagina hiervoor. De lezer krijgt hierdoor al een heel ander beeld van uw aanbod.

7. Schrijf eenvoudig
Zorg ervoor dat me uw offertes leest als een spannend jongens- (of meisjes) boek. Een goed leesbare zakelijke tekst heeft maximaal 15 woorden per zin. Deze tekst heeft slechts 10,7 woorden per zin. Korte woorden en zinnen bevorderen de leesbaarheid. In Word kan dat eenvoudig gecontroleerd worden door bij spellingscontrole de optie leesbaarheidsstatistieken aan te vinken.

8. Sluit concreet en actief af!
U hebt de finish van het verkooptraject in zicht. Zorg ervoor dat u ook nu het initiatief en controle houdt! Vervang: In afwachting van uw reactie verblijven wij,,, door: Eind volgende week neem ik contact met u op om de verdere opvolging te bespreken. Wel op tijd bellen natuurlijk...!

Veel succes bij het schrijven van winnende offertes! En wat uw reactie op dit stuk betreft; hou ik het hier graag wel bij: "in afwachting van..."

- Christiaan Knopper